Как назывались этапы развития делопроизводства
Этапы делопроизводства в России
Предмет документоведения
Документоведение (ДВ) – молодая науч. дисциплина, выросла в рамках архивоведения. Первая научная работа по ДВ – курс проф. Митяева «История и организация делопр-ва в СССР» (1942), он же ввел термин «документоведение» (1943).
Осн. организация, изуч. ДВ – Всеросс. НИИ документовед. и арх. дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году.
Предмет ДВ документационное обеспечение управлением предприятия и его организаций.
Объект изучения- документ – информация зафиксированная на материальном носителе.
Нормативно методическая база ДВ- совокупность законов нормат-правовых актов, методич. док-тов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения док-тов на любом мат. носителе на любых предприятиях.
|| c термином «ДП» исп. термин «документационное обеспеч. управления» и «информац.-документац. обеспеч. управления«. Это связано с внедрением комп. систем в управление и с тем, что помимо традиц. работы с документами осущ. и информац. обеспечение управления, работа с БД.
2. Понятие «документ». Эволюция термина
Документ (Д.), (от лат. «documentum» и «dokeo» –учить, изучать) –пример, свидетельство.
С т.з. информатики: Д. – матер. объект, содержащий информацию в определенном виде.
Цель создания Д – закрепление информации сознательно человеком на созданных человеком носителях, созданным человеком способом.
По ГОСТу: Д.– материальный объект с сознательно закрепленной на нем информацией.
Д. –зафиксированная на мат. носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Этапы делопроизводства в России
Исторически выделяют 5 этапов формирования понятия документ (Д.) и развития делопроизводства (ДП.).
Древнерусское ДП, 10-14 вв. Системы гос. учереждений нет, Д. ведуться в монастырях. Термина Д. нет, делопроизводство не орг-но, известны отдельные виды док-тов.
Приказное ДП, 15-18 вв. Указы, доклады, наказы, челобитные. Термина док-та нет, но формы есть.
Коллежское ДП, до к.18. Петр1 ввел гербовую бумагу.
Векселя, облигации, рапорты, инструкции и проч.
Министерское ДП, до 1917. Коллегии заменяются министерствами. Вводится единообразие, опр-ся формы Д., опр-ся порядок движения Д., употр. дело, деловая бумага, акт.
К концу 1917 г. появляется термин Д.
Появл-ся книги по делопроизводству. Появл-ся бланки для опр-го вида док-тов..
Советское ДП, до 1941. 1 этап. Все постановления этого периода по делопроизводству повторяют царские. Меняется формат бумаги. Начинают исп-ть термин Д.
С 1960г. 2этап. Издаются ГОСТы, нормативные док-ты по делопр-ву, создаются учереждения.
Виды документов. Их характеристики
Д. – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой.
1.По происхождению: 1) офиц. (служебные): Д., созд. юр. или физич. лицом и оформл. в установл. порядке, сюда относят: а)управленческие или организац.-распорядит. (ОРД), б)технич., в) правовые; 2) личные: офиц. Д., удост. личность чела или его права, а также содерж. сведения биографич. характера; 3) Д. созданные по собственной инициативе – Д., созданные лицом вне сферы его служебной деятельности.
2.По способу создания: рукописные; с использ. технических средств (машинописные и типографические).
3.По способу документирования – 1)текстовые и письменные 2)физические – инф-ция фиксируется путем изображения к-л объекта.
5.По технологии обработки: человекочитаемые; машиночитаемые (спец. бланки); машинные (дискеты, флешки)
6.По способу изложения – 1)индивидуальные 2)типовые 3)трафаретные
7.По форме представления – 1)оригинал или подлинник – первый экземпляр док-та, облад. юр. силой. 2)свободная копия – воспроизводит все реквизиты, не сохраняя формы. 3) факсимильная копия 4)дубликат – копия оф. док-та, имеющая силу подлинника и имеющая отметку дубликат.
8. По форме представления инф-ции в автоматизир. системах док-оборота. 1)первичные – содеожат исходную инф. 2)машинограмма – д. содержит инф-цию, получ. при решении управленческой задачт. 3)видеограмма – изображение оконч. Д. на экране монитора.
9.По уровню ограничения доступа: 1)общедоступные; 2)ограниченного доступа.
10. По степени подлинности: 1)подлинные 2)фальсиф-ые
11.По типу хранения:пост,долговр>10,временные Стр 1 из 7 Следующая ⇒
История развития делопроизводства в России
«Управление общеобразовательной организацией:
новые тенденции и современные технологии»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Описание презентации по отдельным слайдам:
Тема урока: История развития делопроизводства в России.
Цель урока: познакомить с историей возникновения делопроизводства в России и с образцами первых документов; сформировать побуждение к творческому исследовательскому труду.
Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века.
Документы в те времена составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. В столбце перечислялись все этапы производства дела, начиная от первоначального документа, например челобитной, и заканчивая документом-решением. На долгое время столбец стал основной формой документа в России.
Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них. В Генеральном регламенте Петра I 1720 года определяется состав, компетенция и делопроизводство учреждения.
Курс повышения квалификации
Охрана труда
Курс профессиональной переподготовки
Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе
Курс профессиональной переподготовки
Охрана труда
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Номер материала: ДБ-284994
Не нашли то, что искали?
Вам будут интересны эти курсы:
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.
Учителя о ЕГЭ: секреты успешной подготовки
Время чтения: 11 минут
АСИ организует конкурс лучших управленческих практик в сфере детского образования
Время чтения: 2 минуты
Названы главные риски для детей на зимних каникулах
Время чтения: 3 минуты
Итоговое сочинение успешно написали более 97% выпускников школ
Время чтения: 2 минуты
Учителя о ЕГЭ: секреты успешной подготовки
Время чтения: 11 минут
В Минпросвещения рассказали о формате обучения школьников после праздников
Время чтения: 1 минута
В российских школах могут появиться «службы примирения»
Время чтения: 1 минута
Подарочные сертификаты
Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.
Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.
Эволюция делопроизводства
С исторической точки зрения, в развитии системы государственного делопроизводства в России можно выделить следующие этапы.
Делопроизводство Древнерусского государства(до конца XV века) в условиях отсутствия каких-либо государственных учреждений отличалось отсутствием всякой системности; письменные документы носили эпизодический характер.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования централизованного государства (конец XV века); она приобрела качества приказного делопроизводства (XVI – XVII века) – по названию первых государственных учреждений, именуемых приказами. Делопроизводство этого периода отличается значительным увеличением количества письменных документов и их разнообразием; более того, сложился определенный порядок прохождения документа, включающий последовательно поступление документа на рассмотрение, подготовку дела к «докладу», рассмотрение и решение дела и, наконец, оформление документа, содержащего решение. Однако лишь с середины XVII века принимаются некоторые меры для закрепления порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Особенности приказного делопроизводства заключались в следующем. Во-первых, в связи с отсутствием какой–либо закрепленной нормативной базы делопроизводство основывалось на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях, что, конечно же, не свидетельствовало об его организованности. Во-вторых, само существование приказов предполагало необходимость выделения категории служилых людей, в том числе так или иначе занимавшихся делопроизводством, с закреплением за ними определенных обязанностей. В-третьих, собственно производство дел, в первую очередь систематизация, накопление и учет документов осуществлялись по столбцовой системе, когда документы, относящиеся к производству по конкретному вопросу, склеивались в столбцы в хронологическом порядке, начиная от инициативного документа, например челобитной, вплоть до заключительного документа. Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах постепенно зародилась и применялась книжная форма делопроизводства, например боярские и писцовые книги.
В годы петровских преобразований Российского государства и в последующий период (нач. XVIII – нач. XIX вв.) возникла и сформировалась система коллежского делопроизводства,по названию учреждений нового типа – коллегий. Петром I был утвержден Генеральный регламент, определявший основы государственного управления и, в частности, порядок ведения делопроизводства; в Регламенте весьма подробно были расписаны все вопросы деятельности канцелярии (размещение канцеляристов, их рабочий день, требования к служебной дисциплине), в том числе подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Существенным было введение на документе подписи руководителя присутственного места и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Для многих документов разрабатывались «генеральные формуляры», т.е. образцы для их составления.
Дальнейшее развитие система государственного управления в России получила во второй половине XVIII века при Екатерине II, когда на основании закона 1775 года «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» была осуществлена административная реформа, в корне изменившая систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления. Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранились и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Этот закон четко установил определенный порядок «для сообщения властей и мест». От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Однако, несмотря на реформу, характер делопроизводства оставался коллежским, особенности которого заключались в следующем.
В отличие от приказного коллежское делопроизводство регламентировалось законодательством, была разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов, что стало возможно в связи с отменой столбцов и введением листовой формы документов. В условиях коллежского делопроизводства начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами. И наконец, делопроизводство (канцелярия) было отделено от органа, принимавшего решение (присутствие), а связующим звеном между ними был секретарь коллегии.
Система министерского делопроизводства (XIX – нач. XX века) сформировалась как логическое следствие реформ Екатерины II в последней четверти XVIII века, завершивших формирование системы центральных и местных учреждений, и в связи с новой реформой государственного управления и делопроизводства, затронувшей, главным образом, верхний уровень управления (высшие и центральные учреждения). Эта система, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления, однако коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы. Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 года «Общего учреждения министерств» – законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. Этим актом вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.
Согласно «Общему учреждению министерств» достаточно четко различались два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершалось делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX веке широко употреблялся самостоятельный термин – письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), однако не исключалось, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.
Существенные изменения в системе управления и соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к совершенствованию форм документов. В делопроизводстве министерств появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов, которые печатались типографским способом или писались от руки; в состав реквизитов бланка включались: наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол), дата документа и регистрационный индекс документа. Занял свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая поначалу не имела унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на №. » или: «От такого-то. » и т.п. Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII веке в коллежском делопроизводстве и указывающий должность лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получило определенную форму удостоверение документа: подписи и «скрепы» на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.
На протяжении XIX – начала XX века осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений, в результате чего сложилась система кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи, с помощью которой достаточно легко было получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.
К концу XIX века система министерского делопроизводства стала чрезмерно громоздкой и неповоротливой. Необходимо было совершенствовать систему делопроизводства, что стало возможным с появлением технических средств разработки документов и документооборота (пишущие машинки, телеграф).
В 1911 году издается «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», закрепившее в качестве самостоятельного понятия военное делопроизводство. Введенная этим Положением система упрощенного делопроизводства сокращала количество служебных документов, упрощала технику переписки. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливались три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивающих доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению» и др. Положением устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а произошедшие в 1917 году социально-политические события (сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революция) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. Потребовалось создание новой системы государственного управления и вместе с тем соответствующего делопроизводства.
Делопроизводство довоенного периода Советского государства сложилось на основе законодательных актов, принятых в 1917-1918-х годах: Декрет СНК от 30 октября 1917 года «О порядке утверждения и опубликования законов», Постановление СНК от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», Постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 8 декабря 1918 года «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» и др.
В последующем и особенно в 1930-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления. Делопроизводство этого периода во многом вобрало в себя черты министерского делопроизводства, явив тем самым определенную преемственность.
Делопроизводство Советского государства в послевоенный период (1945-1990 гг.) начало складываться в начале 1960-х годов после состоявшегося в 1960 году Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. В 1965 году были подготовлены «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства», а в 1988 году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления.
Заметным явлением в эволюции делопроизводства 1970-1980-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы, общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКПО и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.
Характеризуя период советского делопроизводства в целом, следует отметить:
формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;
в 1920-х – начале 1930-х годов в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;
в 1960-е годы прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;
качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е годы с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е годы. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию.
Современное делопроизводство Российской Федерации базируется на сложившемся еще в доперестроечные годы делопроизводстве в СССР и в большей мере следует установленным в нем порядку и правилам. Вместе с тем за период, прошедший с 1990 года, современное делопроизводство совершенствовалось и, в частности, в 1993 году были изданы Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а также соответствующие государственные стандарты и ведомственные инструкции.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и его синоним «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию.
Не вызывает сомнения то, что в современных условиях делопроизводство как документационное обеспечение управления должно основываться, во-первых, на строгой нормативной правовой базе, определяющей правовую основу документов и работающих с ними должностных лиц; во-вторых, на нормативно-методической базе, регламентирующей нормы и нормативы ведения делопроизводства, с одной стороны, а с другой стороны, закрепляющей методы, способы и технологию разработки, движения, учета и хранения документов.
Историческое развитие делопроизводства в России и этапы его развития.
Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.
Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
§ поступление документа на рассмотрение; § подготовка дела к «докладу»;
§ рассмотрение и решение дела;§ оформление документа, содержащего решение.
Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.
Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.
Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.
В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.
В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.
Исполнительное делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.
Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:
§ порядок вступления дел; § движение их, или собственно так называемое производство;
§ отправление дел; § ревизия; § отчеты.
Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.
В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.
До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.
Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.
В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.
Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.
После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.
Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.
Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:
§ документооборот учреждений и методы его оптимизации;
§ способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;
§ контроль исполнения документов; § хранение документов.
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:
§ организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
§ регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
§ отказ, где возможно, от регистрации вообще;
§ число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
§ справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
§ контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
§ наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.
В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.
В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.
Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:
§ отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
§ ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
§ для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
§ относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
§ основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.