что такое тайный гость в ресторане
«Тайный гость» в ресторане
У любого заведения общепита есть конкуренты, с которыми приходится делить целевую аудиторию. Посетители выбирают рестораны, кафе и бары по множеству параметров. Имеет значение интерьер и атмосфера, кухня и качество сервиса, комфорт и улыбчивость персонала. Если владельцу кажется, что его заведение в чем-то уступает тому, что на другой стороне улицы (или уменьшилось количество посетителей, упала выручка, растут отказы от блюд и списания), пора заказать услугу «тайный гость».
Непредвзятая оценка «случайного» посетителя – один из самых простых и доступных способов узнать, как обстоят дела на самом деле. Получив необходимую информацию, можно «точечно» улучшить сервис – уволить нерадивых сотрудников или провести тренинги, отказаться от недобросовестных поставщиков, убрать из меню невкусные блюда, изменить концепцию или вообще переехать в другой район.
Единственная альтернатива ревизорской проверке – получение обратной связи от клиентов посредством, например, отзывов на сайте ресторана или в социальных сетях. Полную картину они «не нарисуют», поэтому можно предлагать посетителям стандартизированные анкеты. Вариант, конечно, сомнительный – человек пришел спокойно поесть, а его просят проанализировать скорость подачи блюд или качество освещения в зале.
Какие проблемы выявляет ревизор
«Тайного гостя» может прислать специализированное агентство. Или вы можете подготовить подходящего человека (исключая родственников и близких друзей) сами. Первый способ больше подходит крупным ресторанам и сетям, второй – небольшим заведениям. В любом случае «тайному гостю» следует обратить особое внимание на:
Визит ревизора должен быть внезапным даже для управляющего или администратора. Если хотя бы один из сотрудников вашего заведения будет в курсе предстоящего мероприятия, полученные сведения можно считать недостоверными.
Тайный покупатель в ресторане
Зачем нужна услуга «тайный гость»
В любом месте, даже в небольших спальных районах, есть несколько заведений, которые могут конкурировать между собой, так как делят одну целевую аудиторию. В условиях конкуренции главным пунктом становится уже не столько кухня и интерьер, сколько качество сервиса, уровень обслуживания в заведении. Потенциальный посетитель захочет прийти в заведение, где его обслужат комфортнее и быстрее. Если вы сомневаетесь, что в вашем кафе или ресторане сервис лучше, чем у конкурента, пришло время проверить это с помощью услуги «тайный гость».
Пожалуй, один из самых простых и недорогих методов получения объективной и непредвзятой оценки для эффективного управления ресторанным бизнесом — реальный взгляд на заведение со стороны гостя. Проанализировав полученные данные, вы сможете улучшить сервис: провести тренинги, переформатировать смены, добавить правила и обязанности или уволить недобросовестный персонал.
Также услуга полезна для тех, кто хочет узнать как привлечь клиентов в кафе.
Приоритет основных причин, из-за которых уходят посетители:
1. плохой уровень обслуживания;
2. некачественные продукты, невкусные блюда;
3. более успешный ресторанный маркетинг конкурентов;
4. изменение концепции заведения или переезд.
Когда стоит задуматься об услуге «тайный гость»
Проблемы с выручкой. Нужно проверить качество сервиса и подачи блюд, напитков, рассчитать реальный средний чек, сравнить его с данными программы учета в ресторане и определить скорость обслуживания.
Уменьшилось количество посетителей. Скорее всего, проблема в атмосфере или концепции, но не стоит исключать и снижение качества сервиса, кухни. Возможно, увеличилось время приготовления блюд, персонал стал менее внимателен к гостям.
Увеличились отказы от блюд и списания. В первую очередь стоит обратить внимание на скорость приготовления, потом — на то, как записывают и пробивают заказы в чеке, и, конечно, на общее качество кухни.
Что лучше всего помогает выявить услуга «тайный гость»
Неподготовленность официантов. Незнание сочетаемости блюд и напитков, их состава и ингредиентов, стоп-листа.
Как соблюдаются установленные вами стандарты сервиса: приветствие и общение с посетителями, время ожидания заказа и т. п.
Правильность рецептуры и правильность подачи разных видов блюд, коктейлей.
Какая чистота в туалетах, залах, как убирают столы после ухода гостей и т. п.
Варианты услуги «тайный гость»
Есть два варианта проверки: доверить работу агентству, где все сделает профессиональный тайный посетитель ресторанов, или подготовить человека для объективной оценки самостоятельно.
Первый способ в разы проще, но и дороже, он больше подойдет для сетевых заведений и крупных ресторанов с изысканной разнообразной кухней и претензионным сервисом. Если же у вас небольшое кафе, бар или заведение на 25—50 посадочных мест, то можно сэкономить и попробовать провести разведку своими силами или силами своих знакомых и друзей, возможно, коллег. Главное, чтобы этого человека не знали ваши сотрудники, и нужно исключить самых близких друзей и родственников: от них вы точно не дождетесь объективной оценки.
Для знакомого мотивацией будут бесплатный обед и, возможно, последующая скидка в вашем заведении. А профессионалов вам придется не только накормить, но и оплатить их услуги.
Для максимально объективной и реалистичной оценки можно задействовать оба варианта и сравнить результаты двух проверок.
Главное условие при использовании метода «тайный покупатель ресторана» — это внезапность посещения и неподготовленность к нему ваших сотрудников. Если хотя бы один из них будет знать об этом, все полученные данные не будут соответствовать действительности или будет слишком большая погрешность.
Важно, чтобы ваш администратор или управляющий не был в курсе внезапной проверки. Разве что он сам выступил инициатором посещения вашего заведения тайным клиентом — в таком случае вам остается лишь проконтролировать соблюдение всех норм отчетности и включить в список вопросы, которые интересуют вас больше всего в данный момент.
Основные правила работы тайного ревизора
Человек, которому вы доверите проверку вашего заведения, должен знать график работы основных сотрудников и часы загруженности, чтобы максимально эффективно спланировать посещение. Многое зависит от типа заведения.
Например, можно прийти с проверкой, когда нет администратора, или забронировать столик на 7 вечера в пятницу для стресс-теста. Иногда важно проверить работу не только в часы пик, но и в затишье, когда персонал расслаблен и работает вполсилы. Например, в понедельник днем: кто опаздывает на смену, почему кухня еще не готова и половина блюд недоступна, где бариста и т. д.
Для пабов самое удачное для проверки время — значимые футбольные матчи, живые выступления и праздники. Чем больше людей, тем качественнее можно провести стресс-тест.
При проверке заведений с кухней нужно идти в них с хорошим аппетитом, чтобы рецепторы были максимально восприимчивы. Необязательно голодать — не перебивать аппетит перед ужином или обедом будет достаточно, чтобы ваш тайный гость в ресторане смог взять на пробу хотя бы несколько блюд.
Частые проблемы
Есть набор самых популярных и частых ошибок, которые практически сразу выявляются с помощью тайного гостя.
Например, одна из них — незнание стоп-листа: когда официант не говорит сразу, что какие-то позиции в меню сейчас недоступны. В случае с фастфудом вас задержат на несколько минут, а вот в кафе официант может вернуться с плохой новостью и через полчаса.
Другая распространенная ошибка — отсутствие брони. Вы зарезервировали столик, приходите, а он уже занят или вас ошибочно записали на другое время, день и т. д. (что может быть неправдой и сказано в попытке сгладить конфликт). Приятного мало, особенно если невозможно найти виновного: записывал один администратор, а сейчас на смене другой и т. п.
Довольно часто встречаются несоответствия во внешнем виде персонала. Кто-то забыл переодеться, накинул фирменный фартук и вышел в зал в бриджах или спортивных штанах. Добавить еще для полноты картины сандалии или шлепанцы — получим идеальный плохой пример.
Отчеты тайного гостя
Отчеты для собственника — это результат работы тайного посетителя. Обычно они подаются в виде анкеты или таблицы. По выбранной шкале (5-, 10-, 100-балльной или «плохо — хорошо — отлично») гость выставляет оценку по разным критериям и записывает личные наблюдения в виде комментариев к каждому пункту. Если вы увидите негативную оценку и рядом нет комментария с объяснением, что именно не устроило его, — такой результат не подходит и явно не должен оплачиваться.
Есть альтернативный вариант — сплошной текст с описанием атмосферы и наблюдений, что-то вроде статей в ресторанных журналах, только без технических подробностей. Однако собственнику или управляющему зачастую хочется видеть конкретные цифры: сколько времени прошло до подачи меню, как быстро приняли заказ и т. п. Поэтому такой вариант менее популярен.
Важный момент
Если вы проводите проверку своими силами, чтобы понять, как обстоят дела у вас в заведении, необязательно делать сразу комплексный анализ. Попробуйте запустить тайного гостя с конкретной задачей, сконцентрировав его внимание на определенной проблеме, которая сейчас волнует вас больше всего.
Анкета для отчета тайного гостя
Прежде всего, вы должны понимать: вопросы нужно задавать так, чтобы на них можно было ответить максимально объективно. Ответ должен содержать реальные показатели, например минуты, граммы, штуки, или конкретную реакцию, ответное действие персонала.
Самое важное, как мы уже говорили, — это чтобы ваш тайный гость ресторана дал подробные комментарии к своей оценке и объяснил причину, по которой эта оценка низкая или высокая.
Разбивайте анкету на разделы, она должна быть понятной и структурированной. Это поможет не только при ее заполнении, но и в последующем анализе. Не пытайтесь вместить несколько разных вопросов в один пункт.
Шаблон анкеты для тайного гостя в ресторане
Название заведения:
Кто проверял:
Кто обслуживал:
Дата:
Время:
Как всё устроено: Тайный посетитель Тайный посетитель ресторанов анонимно рассказал The Village о том, сколько стоит его работа, какие ошибки чаще всего допускают официанты и почему он ест четыре блюда за раз.
О профессионализме
Вакансий тайного посетителя на рынке много. В основном ищут людей, готовых работать за еду. Профессиональных тайных посетителей в Петербурге пять или шесть человек, в Москве, конечно, больше.
Тайных посетителей без опыта работы иногда приглашают в бюджетные сетевые заведения вроде Subway. Я по таким никогда не ходил, но думаю, там всё проще. Типа подошёл, если тебе не улыбнулись и не предложили картошку, запиши на бумажку. Как можно оценивать сэндвичи с колбасой и кетчупом?
Чтобы заниматься этим серьёзно, нужен опыт. Можно начать с отзывов на тематических сайтах — в них должны быть не только впечатления, но и факты, чтобы люди понимали, что вам понравилось, а что оттолкнуло. Есть специальные курсы, но я не думаю, что этому можно научить за шесть часов.
Смысл всех тайных посещений в том, чтобы освободить гостя от плохого. Проще работать и не допускать пожара, вести контроль, чем потом разгребать его последствия. К сожалению, отзывы, даже плохие, пишет каждый 200-300-й гость. Остальные даже не пожалуются на ресторанном сайте, что пиво тёплое, а просто перестанут ходить. То есть, если уже случилось и написал один человек, что официантка ему грубила, будьте уверены, она хамила многим сотням. Просто один решил написать. Остальные просто вычеркнули заведение из списка «своих».
Заработок и заказчики
Обычно заказчик — владелец бизнеса или управляющий. Больше первых, конечно. Для контроля им нужен свежий взгляд. Когда владелец постоянно находится в заведении, он не может адекватно оценить сервис и качество предоставляемых услуг.
Тайные посетители требуются в разных заведениях: от бистро с подносиками в сети бизнес-центров до элитных ресторанов. Для последних важны уже абсолютно другие вещи: как лежат приборы, с какой стороны подходит официант: им нужно поддерживать имидж. В общих представлениях тайный покупатель — это человек, который специально провоцирует персонал, устраивает скандал: если стейк не так прожарен, выкладывает его на голову персоналу. Это лишнее. Я всегда настроен на то, чтобы прийти в заведение ещё.
Услуга профессионального тайного посетителя стоит в среднем около 5 000 за выход. Либо с оплатой счёта, либо без. Ставку нигде не размещают — это довольно закрытая информация. Я не знаю людей, для которых эта работа была бы основным источником дохода. При такой оплате нужно иметь довольно большой круг заказчиков — около 10-15 заведений одновременно. Тем более это слишком нестабильная работа: сегодня она есть, а завтра нет.
Основные правила
Я всегда узнаю график работы заведения, когда планирую посещение: в какие дни, например, нет управляющего — они особенно интересны. Куда-то важно прийти в понедельник, когда все ещё сонные и кухня не готова. Пивные заведения занимают у меня очередь за неделю, если знают, что будет матч и придёт много людей — это хороший стресс-тест. Кто-то просит обратить внимание на знакомство, кого-то больше интересуют официанты, кто-то — на новое меню или шеф-повара.
Дома я не ем уже лет семь или восемь. Так как в заведении мне нужно увидеть общую картину, обычно беру четыре блюда. Почти всегда всё съедаю целиком, потому что иду с аппетитом. Если его нет, то вообще нельзя ходить в общепит и писать отзыв — это как если вегетарианец придёт в стейк-хаус.
Чаще всего заведения сыпятся на каких-то простых вещах, которые повторены в отзывах много раз. Например, незнание стоп-листа — когда официант не сообщает сразу, что чего-то нет, и только через полчаса уведомляет, что нужно делать новый заказ. Часто теряют бронь при резервировании столов. Вроде всё повторили два раза, а приходишь – её нет, потому что хостес где-то в это время ходила, записала всё на бумажку и забыла занести в книгу.
Как-то заметил, что у официанта торчат трусы над джинсами — чуть ли не до пупка. Причём заведение, в которое я пришёл, было очень серьёзным: весь персонал ходил в дорогой форме. Хозяин находился в Германии, и ему важно было знать, что происходит с объектом. Теперь он получает отчёт два раза в месяц, отдаёт команды и держит в тонусе весь персонал — управляющие только успевают удивляться, откуда он всё знает.
Отчётность
Конечный результат — отчёт для одного заказчика. Первая часть — в форме таблицы, в которой по особой шкале выставлены оценки за дружелюбность персонала, скорость подачи меню. Это хорошо, но работать с этим очень сложно. Вариант второй — просто текст. В принципе, он похож на отзывы на ресторанном сайте, только без описания интерьера. Управляющему или владельцу важно знать конкретные цифры — время подачи меню, время приёма заказа.
Есть места, где работают с отзывами и критикой, но есть и такие, где этому не придают значения. Самый распространённый аргумент последних: «А у нас выручка хорошая». Я не считаю, что эти услуги нужны всем заведениям. Но большинству это надо. Просить друзей в этом случае — это явная ошибка: они не скажут правду, а наоборот, всё приукрасят. У людей создаётся картина благополучия, и из новых заведений 9 из 10 закрывается в течение трёх лет. Если не получать грамотный профессиональный фидбек, то эта вероятность велика.
Тайный гость в ресторане: проверка качества сервиса в заведении
Оценить качество обслуживания в своём заведении бывает трудно, если вы находитесь внутри процесса или у вас большая сеть. Иван Терёхин, основатель сервиса для заказа услуг тайных посетителей BINO, рассказал нам, как тайный гость помогает выявить проблемы в обслуживании и как проводить такие проверки, чтобы они дали объективный результат. А тайные гости Светлана Семёнова и Ольга Букреева поделились наблюдениями из своих проверок.
Тайный гость — часть бизнес-процесса в ресторанной сфере
Тайного гостя привлекают к проверке заведения, чтобы оценить — в порядке ли сервис и насколько персонал соблюдает стандарты обслуживания. Такие проверки стали частью бизнес-процессов многих ресторанов, кофеен, баров, сетей фаст-фуда.
И тайный гость — не просто взгляд со стороны. Он проверяет весь процесс работы заведения, обращает внимание на важные детали, не всегда очевидные обычным посетителям. А по итогу визита составляет отчёт.
Альтернатива такой проверке одна — получить обратную связь от клиента. Но отзывы на сайтах не дадут полной картины. Просить же обычного гостя заполнить детальный отчёт, согласитесь, не лучший вариант. Человек пришёл, чтобы поесть, отдохнуть, пообщаться или поработать. А не анализировать качество освещения, скорость подачи блюд, опрятность персонала.
Но такие детальные данные нужны заведениям — это их репутация и деньги. Эти сведения и собирает тайный гость.
Тайный гость не должен быть подготовленным аудитором
Мы часто слышим от клиентов просьбу — «пришлите людей, которые разбираются в ресторанном бизнесе». Или рестораторы ожидают, что тайный гость будет эдаким подготовленным аудитором: он досконально изучит огромную инструкцию, анкету проверки, все стандарты.
На деле же есть риск, что проверка будет необъективной, если тайным гостем станет человек из ресторанной отрасли. Об этом сказано в этических нормах Международной ассоциации поставщиков услуг «тайный покупатель» (MSPA). А в США работникам ресторанной сферы вообще запрещено посещать заведения в качестве тайного гостя. Вот аргументы, почему:
Смысл проверки тайным гостем — узнать, с чем сталкивается в заведении обычный посетитель. И поэтому тайным гостем может быть любой человек, далёкий от ресторанной сферы. Например, в наш сервис мы берём всех желающих, учим их, потом они сдают тест. И дальше мы оцениваем их фактическую работу.
Что помогает выявить тайный гость в заведениях разных категорий
Цель визита тайного гостя — выявить проблемы в сервисе заведения и соблюдении стандартов персоналом. Стандарты же в целом по отрасли примерно одинаковые. И поэтому нет принципиальных отличий между проверкой бара и кофейни или ресторана итальянской и японской кухни.
При этом от ценовой категории заведения, его позиционирования и внутренних стандартов перед тайным гостем будут стоять разные задачи. Вот несколько примеров:
Что делает тайный гость во время проверки
Расскажу об этом на примере ресторана средней ценовой категории. Действия тайного гостя будут такими:
При проверке кофеен, баров и фаст-фудов тайный посетитель действует также. Исключаются только действия, неактуальные для какой-то категории заведения. Например, «правило последней чашки» — для фаст-фуда. Ещё в кофейнях, барах и фаст-фудах проверяют сервис при заказе «с собой».
Анкета проверки для тайного гостя
В работе с клиентами мы настаиваем, чтобы тайный гость не сильно готовился к проверке. Поэтому не рекомендуем показывать анкету (чек-лист) до визита. У человека есть инструкция, но она без детальных стандартов и тайминга. Только основное, на что следует обратить внимание. Это западный подход, и российские рестораторы пока неохотно его принимают.
Инструкция для тайного гостя по проверке ресторана от сервиса BINO.
Инструкция для тайного гостя по проверке ресторана от сервиса BINO (продолжение)
Также до визита необходимо сообщить тайному гостю, если заведение просит на что-то обратить особое внимание. Например, что горячее должно подаваться на тёплой тарелке или на посуде должно быть не больше одного скола.
В целом же человек должен вести себя как обычный посетитель. Как я говорил, в этом смысл услуги «тайный гость». А не чтобы человек стал въедливым сыщиком.
Поэтому анкету (чек-лист) мы рекомендуем давать после визита. Ниже по ссылкам вы можете посмотреть и скачать анкеты для разных типов заведений, а также инструкции по их проверке. Эти анкеты содержат стандартные вопросы к тайному гостю. По сути, это и есть те аспекты, которые он должен отметить при проверке заведения.
Отчёт тайного гостя и оплата его работы
В общем случае отчёт тайного гостя состоит из:
Такой алгоритм не требует от человека быть экспертом в ресторанной сфере, но позволяет получить достоверные результаты, если тайный гость добросовестно провёл проверку и заполнил отчёт.
Фрагмент отчёта тайного гостя в сервисе BINO по проверке ресторана
Если же тайный гость выполнил не все условия задания, то его работа может быть не принята клиентом и не оплачена. В инструкции всегда описано, какие это случаи:
Вообще, тайные гости практически не получают отдельное вознаграждение за проверки. Это работа «за еду и впечатления». Допустим, на проверку ресторана выделено 2000 рублей. Эту сумму и заплатят тайному гостю после принятия его отчёта, плюс могут компенсировать расходы на дорогу до ресторана. Если проверяют кофейню или другое заведение с небольшим чеком, тогда денежное вознаграждение будет немного больше, чем средний чек.
Как часто надо привлекать тайного гостя
Закономерность здесь такая: чем масштабнее компания, тем больше тайный гость становится частью бизнес-процесса. Например, маленькие сети обычно заказывают у нас проверки раз в квартал. Кто-то обращается точечно, для разовых проверок. Но когда сеть начинает расти, это превращается в ежемесячный контроль. Иногда тайные гости посещают каждое заведение по 2–4 раза в месяц.
Есть правило: чтобы получить более объективную информацию, надо получить больше одного отчёта. Поэтому в ресторанах часто проверяют разные смены. И тогда заведение надо посетить по графику: допустим, понедельник, среда, пятница — первая серия визитов, вторник, четверг, суббота — вторая.
Но делают это разные люди: человек от полугода до года не может посещать одно заведение в качестве тайного гостя. Это называется «заморозка». Её применяют по двум причинам:
Важно. О визите тайного гостя должно быть известно буквально паре человек. Обычно это собственник и эйчар-менеджер или специалист по контролю качества.
Какие заведения не используют услугу «тайный гость»
Я знаю, что супер-премиальные рестораны в основном не пользуются тайными гостями. Особенно часто наблюдаю это в США. Там заведения развивают не стандарты, а внедряют инструменты, связанные с культурой:
Таким образом культура пронизывает всю работу заведения. И хотя сформировать её дольше, чем внедрить стандарты, но она гораздо более сильный мотиватор, чтобы люди работали хорошо и их не требовалось проверять.
Но также я знаю примеры сетевых заведений в США, кто воздействует через культуру и не применяет тайных гостей. И пока у них довольно много промахов в сервисе. Поэтому не случайно проверка тайным гостем стала стандартом в ресторанной отрасли.
Мнение тайного гостя: как им стать и какие впечатления от проверок
Светлана Семёнова и Ольга Букреева рассказали, как стали тайными гостями, и поделились наблюдениями из своих проверок.
Светлана Семёнова: «Тайным гостем я стала так: оставила резюме на сайте поиска работы и указала частичную занятость. И стали поступать предложения от разных фирм, которые проверяют магазины и заведения общепита.
Такая работа позволяет мне и зарабатывать и уделять много времени семье и детям. Сын получил серьёзную травму, поэтому мы часто мотаемся по больницам. А ещё надо вести домашнее хозяйство, следить за обучением детей.
Впечатления от работы двоякие: иногда всё раздражает, иногда возвращаюсь домой с улыбкой. На проверках ведь бывают разные ситуации. Например, сотрудник смотрит презрительно, ухмыляется, но аудиозапись этого не передаёт. Поэтому в анкете я указываю, что всё «окей».
А случается и наоборот. Сотрудник явно старается, видно, что он заинтересован в клиенте, но всех стандартов не выполняет. И становится его очень жаль, ведь не всех руководителей интересует его рвение. Часто и анкета ориентирована на выполнение стандартов сотрудником, а свои эмоции от посещения к ней, увы, без доказательств не приложишь.
Минус такой работы, что некоторые фирмы долго тянут с оплатой за проверку. А могут вообще обмануть и не заплатить. Но с такими я уже не работаю».
Ольга Букреева: «Тайным гостем и покупателем я стала четыре года назад. Возникла необходимость в свободном графике, и я стала искать подходящие варианты в интернете. До этого вся моя деятельность тоже была связана с клиентским обслуживанием. Поэтому я понимаю, как важно качество сервиса в любом бизнесе. И от своей работы я получаю удовлетворение, ведь такой аудит помогает сфере продаж стать лучше: результаты после проверок, как правило, видны и очевидны.
Качество проверок во многом зависит от чёткости инструкций заказчика, ну и от креативности исполнителя.
По моим наблюдениям, главная ошибка персонала — равнодушие и формализм. Если человек не готов к работе с людьми, то ничто не спасёт, как бы правильно и по стандартам он ни говорил. Я думаю, можно и отступать от стандартов, каких-то заученных маркетинговых текстов. Для клиента всё искупается искренностью и желанием помочь ему сделать выбор. Вот когда заходишь утром за кофе и булочкой, а к ним прилагается улыбка и доброе слово, то потом не раз возвращаешься в это место за хорошим настроением».