Настройка прав доступа в Битрикс24
Настройка ролей в CRM позволяет ограничить доступ сотрудников корпоративного портала в рамках их зоны ответственности. Это необходимо для защиты конфиденциальных данных и повышения уровня организации компании. В этой статье разберем как настроить права доступа в Битрикс24.
Рабочая среда Битрикс24 позволяет определить зону ответственности пользователей в разделах «Задачи», «Телефония», «Диск», «Бизнес-процессы». При этом запретить доступ можно для конкретного сотрудника или всего подразделения.
Как настроить права доступа в Битрикс24
Для корректной разработки вертикали ответственности важно сформировать структуру компании. Правовые роли между пользователями или отделами в CRM распределяются согласно должностным полномочиям.
Настройка структуры компании
Разработка структуры позволяет автоматически выдавать права для новых сотрудников. Чтобы сформировать структуру предприятия необходимо:
Перейти в раздел «Сотрудники» и выбрать пункт меню «Структура компании». Система выведет текущую иерархию сотрудников предприятия.
Здесь можно настроить структуру компании для дальнейшего разграничения отделов по уровню ответственности.
Распределение сотрудников по отделам
Сформировать структуру компании достаточно просто — в Битрикс24 распределение происходит путем перетаскивания иконок пользователей. Также можно копировать профиль сотрудника и распределить сразу в 2 или более отделов. Для этого перед захватом иконки в приложении Битрикс24 необходимо зажать клавишу Shift на клавиатуре.
Для ручной настройки необходимо щелкнуть мышкой по иконке пользователя и открыть его профиль. В контекстном меню справа выбираем «Редактировать профиль».
Скролим настройки до середины. Во вкладке «Подразделения» выбираем отделы, в которые необходимо добавить пользователя. Чтобы добавить пользователя сразу в несколько подразделений компании, нужно зажать Shift на клавиатуре и мышью выбрать элементы из списка.
После распределения сохраняем изменения. При выходе из настроек профиля структура изменится — теперь пользователь добавлен сразу в несколько подразделений.
Аналогичным образом распределяем остальных пользователей Битрикс24 и выстраиваем структуру компании. Для удаления пользователя необходимо навести мышью на иконку работника. Затем в открывшемся контекстном меню выбрать опцию «Удалить».
Права доступа в CRM
После распределения структуры можно переходить к настройке прав доступа в CRM Битрикс24. Открываем вкладку «Настройки» в разделе «CRM» в главном меню Битрикс24. На узких экранах вкладка может быть скрыта — чтобы развернуть меню нажимаем кнопку «Еще».
В настройках раздела находим пункт «Права». Распределение зоны ответственности будет производиться в открывшемся окне.
В этом окне будут отображены существующие роли CRM. При необходимости можно добавить новую — для этого в контекстном меню справа нажимаем «Добавить».
В открывшемся окне вводим название созданной роли. Внизу отмечаем права доступа в Битрикс24 для сотрудников.
В нижней части окна галочкой можно дать разрешение на редактирование настроек администраторам. В противном случае доступ останется только у руководителя компании.
Уровни доступа зависят от сущностей CRM. Пользователям можно запретить чтение, изменение, удаление файлов в системе, добавление новых. Отдельно можно выдать запрет на импорт и экспорт.
При этом зоны доступа работника определены сущностями CRM. Классификация следующая:
После настроек все изменения необходимо сохранить.
Обратите внимание! В случае полного запрета сущность CRM скрывается в приложении для указанного сотрудника. Восстановить данный раздел можно в этом же меню, открыв часть доступа.
Назначение отделов на созданные роли
После разработки всех ролей и структуры компании можно приступать к назначению отделов. Для этого нажимаем «Добавить право доступа».
Далее откроется диалоговое окно с категориями пользователей. Добавить можно:
Нам нужен предпоследний вариант. После выбора система откроет структуру компании — находим необходимое подразделение. Также галочкой требуется отметить для кого действуют права: только среди работников отдела или вместе с подотделами предприятия.
После распределения обязательно сохраняем изменения. Аналогичную процедуру проводим со всеми подразделениями, после чего настройка прав доступа в CRM Битрикс24 завершена.
Обратите внимание! После разработки структуры и распределения зоны ответственности между сотрудниками требуется провести тест системы. В противном случае есть риск ограничения возможностей для менеджеров — например, работник не сможет перезвонить клиенту или создать новую сделку.
Проводить проверку необходимо для каждого отдела — это может занять массу времени. Для больших компаний данную процедуру рекомендуется проводить в нерабочий или наименее загруженный день.
Что в итоге?
Чем сложнее структура предприятия и больше штат сотрудников, тем сложнее настроить рабочий процесс предприятия. Настройка прав доступа в Битрикс24 — важная процедура, позволяющая увеличить уровень организации компании. Данная операция защищает руководителя компании от утечки конфиденциальных данных, а также предотвращает возможность изменения данных сотрудниками по ошибке.
Битрикс24: Права администратора
Администратор – это привилегированный пользователь, имеющий полный доступ к функциям Битрикс24. Он может без ограничений работать с модулями, элементами CRM, задачами исполнителей, правами сотрудников – всеми инструментами, кроме личных и групповых переписок пользователей. Назначать на должность администратора следует человека, обладающего хорошими знаниями программы, поскольку он отвечает за корректную работу всей системы.
Сколько администраторов разрешено иметь в Битрикс24?
Если ресурс был создан до 08 августа 2018 года, ограничений по числу привилегированных пользователей нет. Количество администраторов в программах, запущенных позже этой даты, зависит от тарифного плана.
Как изменить перечень администраторов?
Внести изменения в список администраторов программы без перехода на другой тариф можно, лишив привилегий действующего пользователя и передав их другому. При необходимости увеличить количество администраторов следует переключиться на тарифный план выше.
Как работать с администраторами при изменении тарифа?
При переключении на тарифный план дороже назначить дополнительных администраторов можно стандартным способом, предусмотренным настройками программы.
Если тариф, наоборот, понизился, активными администраторами останутся пользователи, которые получили права в программе последними. При возврате к предыдущему тарифному плану администраторов придется назначать снова.
Обратите внимание! Количество разрешенных администраторов для демонстрационного режима Битрикс24 на 2 недели – десять человек. После завершения пробного режима, число администраторов изменится в соответствии с приобретенным тарифом.
Как назначить администратора?
Главным администратором является человек, который произвел регистрацию программы. Он получает системные письма от Битрикс24 о новостях, смене тарифов, вебинарах. Сотрудник может снять с себя права или уволиться из компании, но запись о нем в Битрикс24 сохранится.
Чтобы назначить привилегированным пользователем нового работника, необходимо открыть его личную страницу. На вкладке «Действия» следует выбрать команду «Дать права администратора».
Как забрать возможности администратора?
Сделать это необходимо при переключении на тариф ниже. Пользователю следует открыть страницу «Сотрудники», и в строке «Фильтры» найти работников, находящихся в статусе администраторов. Далее нужно открыть личные страницы выбранных сотрудников и на вкладке «Администратор» выбрать пункт «Забрать права администратора».
Где посмотреть активных администраторов в программе?
На странице «Сотрудники» имеется опция отбора, с помощью которой можно отсортировать уволенных, приглашенных работников, а также администраторов. Если нужного фильтра в разделе нет, его можно создать, нажав на ссылку «Добавить поле».
Режим администратора
Каждый администратор программы имеет возможность наблюдать и управлять информацией о проектах, задачах Битрикс24. Для этого нужно включить режим администратора в личном профиле. При необходимости спокойно трудиться, не получая сообщений о работе компании, данную опцию можно деактивировать.
Как настраивать права доступа в CRM Битрикс24
Каждая компания сталкивается с необходимостью распределения зон ответственности и доступа к данным для своих сотрудников. Это касается и CRM, так как менеджеры и руководители могут иметь разный доступ к информации о сделках и клиентах.Рассмотрим, как настроить систему прав доступа к CRM в Битрикс24.Настройка прав доступа в CRM возможна на тарифах CRM+, Команда и Компания.
Шаг 1. Обратимся к структуре компании и убедимся, что сотрудники верно распределены по иерархии и отделам:
Работа с правами ведётся в разделе CRM — Настройки — Права — Права доступа.
Сначала необходимо определить роли, то есть задать уровни доступа к данным.
А потом присвоить эти роли сотрудникам, отделам или группам.
Шаг 2. Создание ролей и определение прав для каждой роли
Список ролей расположен в правой части страницы. По умолчанию настроены роли для администратора и менеджера: 
Можно изменить их или добавить любое количество собственных ролей.
Настроим роль менеджера. Нажмем на карандаш напротив названия роли. 
На этой странице слева по вертикали расположены элементы CRM — контакты, компании, сделки и т.д.
Сверху расположены все возможные операции над элементами. 
Для Лидов и Сделок можно настроить доступ отдельно к каждой стадии.
Для Сделок можно настроить доступ отдельно к каждому направлению воронки продаж. 
Для стадий есть отдельное значение в списке прав — Наследовать.
В этом случае право на статус, к примеру, сделки наследуется от самой сделки.
По умолчанию, все стадии наследуют права родителя. Если вы установите конкретное право на этап — оно будет сильнее, чем значение по умолчанию.
Особенное внимание нужно уделить опции Разрешить изменять настройки.
Если она включена — пользователь сможет вручную изменить для себя любые настройки доступа.
Для роли Менеджер определим нужный уровень доступа к элементам: 
Добавим роль для Руководителя направления и определим доступ: 
Добавим роль для Маркетолога и определим уровень доступа к элементам: 
Шаг 3. Распределение ролей
После того, как роли определены и настроены, необходимо назначить их сотрудникам. Нажмите Добавить право доступа: 
Роль можно назначить конкретному пользователю, отделу или группе. 
Справа вы увидите список выбранных сотрудников и/или отделов. 
Определим роли для сотрудников отделов и их руководителей. Обязательно сохраняем изменения.
Готово! Права доступа для работы с CRM настроены.
Что произойдет, если пользователю присвоить несколько прав доступа?
К примеру, отделу назначена одна роль, а лично сотруднику — другая. В этом случае у пользователя будет активно максимальное право доступа, то есть та роль, которая наделена большими правами.
Обращаем ваше внимание на то, что права доступа к разделу CRM-маркетинг настраиваются отдельно. Настройка прав в CRM-маркетинге доступна только на тарифе Компания. 
Вы можете указать одинаковые права доступа для всех направлений или предоставить разные права доступа для каждого направления. 
Необходимо определить роли, добавить сотрудников и настроить права для всех доступных разделов.В результате созданы роли и определены права доступа в соответствии со структурой компании.
Остались вопросы? Обращайтесь к нашей технической поддержке.
Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ
Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ
Права доступа в CRM
Зачем нужны права
Права доступа в CRM необходимы для разделения зон ответственности при работе с клиентами. Сотрудник не будет тратить время на обработку чужих лидов, не сможет «случайно» изменить информацию о компании или экспортировать клиентскую базу.
Права в CRM настраиваются так: вы создаёте роль в CRM, затем присваиваете её сотруднику, отделу или группе сотрудников. После этого редактируете права конкретной роли.
Как настроить роли в CRM
В правой части экрана отображается список ролей. По умолчанию доступны две: Менеджер и Администратор. При необходимости можете создать дополнительные роли или удалить лишние.
Как создать и удалить роль
В левой части отображается список сотрудников, которым присвоены роли в CRM.
Нажмите Добавить право доступа под списком сотрудников.
Вы можете выбрать конкретного пользователя, отдел компании или участников группы/проекта. Выберите подходящий вариант.
Укажите роль в CRM у сотрудника или группы сотрудников, которых выбрали.
Как настроить права у ролей
У каждой роли есть набор прав. Права определяют, какие действия с какими элементами CRM может выполнять сотрудник.
Выберите роль, которую хотите настроить, и нажмите на карандашик.
Настройте права для выбранной роли и сохраните изменения.
Назначение администраторов
Кто такой администратор, и что он может делать?
Имейте в виду, что администратор, несмотря на все свои полномочия, не может читать личную переписку в чатах, в том числе и чатах групп.
Сколько можно назначить администраторов?
В Битрикс24 введено ограничение на количество пользователей с правами администратора в зависимости от вашего тарифа.
Как переназначить администраторов?
Если вы хотите изменить список администраторов, не переходя на более высокий тариф, то придется отнять права у действующего администратора и передать их новому. На максимальной тарифе вы можете назначать столько администраторов, сколько вам угодно.
Что случится, если я поменяю тариф?
При переходе на более высокий тариф вы можете назначить новых администраторов обычным способом.
Если же вы решили по какой-то причине перейти на более низкий тариф, в котором предусмотрено меньше администраторов, то права останутся только у тех администраторов, кто последними авторизовался в вашем Битрикс24. Когда вы решите вернуться к к изначальному тарифу, то их уже придется назначать заново.
Как тогда назначить администраторов?
Пользователь, который зарегистрировал портал в Битрикс24, является его владельцем и главным (первым) администратором. У владельца портала можно забрать права администратора и уволить его, но удалить полностью невозможно.
Чтобы назначить другого сотрудника администратором, нужно перейти в его профиль и выбрать опцию Дать права администратора.
Если вы хотите поменять первого администратора, то прочитайте инструкцию с решением данного вопроса.
Где найти список администраторов?
Список всех администраторов можно найти с помощью фильтра в разделе Сотрудники:
Если в фильтре нет поля Администратор, то добавьте его вручную с помощью одноименной ссылки.
Режим администратора
Администратор Битрикс24 может видеть и управлять всеми группами и проектами в компании. Для этого нужно активировать Режим администратора на вашей странице.
Возможность активировать режим и отключать его создана для вашего удобства, чтобы вы могли спокойно работать, не отвлекаясь на поток информации, поступающей из разных источников.