Как навести порядок в бумагах
Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку
У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно — многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!
Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.
Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте
Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.
Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.
Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.
Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!
Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:
Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.
Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:
Шаг 3. Организуем хранение
Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.
Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.
Как навести порядок в документах? Один из способов, мой друг
Привет мой друг. Сегодня мы с тобой поговорим не о чем-то вечном и серьезном, хотя… Кто знает? Может быть это более серьезно, чем кажется на первый взгляд. Я хочу поделиться своим опытом – как привести все документы в порядок и сложить их так, чтобы они были доступны, удобны и не путались между собой.
Вообще я заметила, что бардак начинается там, где выбран неверный и неудобный способ хранения вещей. Если у Вас в одном и том же месте постоянно накапливается хлам или вещи быстро «расползаются» не по своим местам – скорее всего Вы еще не нашли для себя удобной формы их хранения. Когда вещи складывать удобно, они доступны и из них легко извлечь нужный предмет и вернуть его обратно – возможность беспорядка сокращается. Мы не берем сейчас вариант, что Вы просто бросили что-то не на свое место. Скорее, я имею ввиду, что Вы попали в ситуацию, в которой для того, чтобы достать одну вещь, необходимо перерыть все остальные. Именно тут и начинается хаос.
Я хочу на своем опыте поделиться, как мне удалось сложить все документы так, чтобы их было просто найти, удобно взять нужный, добавить новый и, при этом, не листать кучу файлов (прозрачных кармашков) в хаотическом порядке.
Сразу скажу – «не пытайтесь съесть слона» за один раз, иначе Вы можете не справиться с накопленными бумагами, рассердиться и получить, скорее, отрицательный, нежели положительный опыт. Я делала так – каждый день раскладывала столько документов, сколько мне было не лень. В какой-то момент начинает казаться, что процесс не закончится никогда, но поверьте, результат наступит быстрее, чем Вы себе можете представить.
Вообще, держать документы в порядке – важная задача. Особенно в моменты, когда Вам может неожиданно понадобиться та или иная бумага, а Вы понятия не имеете в какой стопке, полке, ящике ее искать. И потом – чем меньше у Вас бардака в доме – тем приятнее в нем находиться и заниматься домашними делами.
Итак. Для начала, Вам нужно отправится в канцелярский магазин и купить следующие предметы:
Приступим. Берем папочки с «ущками» и клеящиеся стикеры. Отрываем один и на стороне, которая клеится, пишем, что именно будет лежать в этой папке. Прикрепляем ее на внутреннюю сторону прозрачной обложки. Тогда, когда Вы перелистываете все папочки, Вы легко найдёте нужную, при этом листочки не будут отклеиваться и теряться и Вам будет просто и удобно взять или добавить нужный документ. Вы же приблизительно знаете, что именно у Вас лежит среди документов.
Например, одна папка может быть с Вашими медицинскими документами, вторая – счета на квартиру, третья – договора на телефон, банковскую карту, услуги интернет провайдера.
Если у Вас есть чеки, которые относятся к тому или иному документу/ договору, их можно скрепить степлером, чтобы они не потерялись.
Когда у Вас подписано несколько папок – начинаем просто вкладывать в них бумаги, которые им соответствуют. Пока без «кармашков». По ходу разбора «завалов» может возникнуть еще 5-6 папочек. Какие-то будут переназваны, какие-то соединены в единую, а в какой-то теме окажется так много документов, что Вы заведете отдельную папочку. У меня на данный момент около 20 папочек с ушками, которые поместились в трех больших папках для документов.
После того, как Вы вложите документы в папочки с ушками – следующий этап. Убираем документы в кармашки / файлы.
Опять же не едим «слона» целиком. Старайтесь класть каждый отдельный документ в отдельный кармашек. Тогда Вам будет просто ориентироваться в бумагах, перелистывая их. После того, как Вы разложите документы по кармашкам – вкладываем их в папочку с ушками. Теперь все документы на заданную тему у Вас находятся в одном месте.
После того, как все документы и бумаги будут рассортированы – раскладываем их по большим папкам. Я те документы, которыми пользуюсь реже всего или уже не пользуюсь вовсе – сложила в одну папку. Те, которые мне нужны чаще – в другие. На торце папки есть вкладыш – на нем можно написать что именно находится в папке – какие документы она содержит. Теперь Вы точно знаете, где какой документ, как его найти и куда убрать следующий на заданную тему.
А что делать со скобками среднего размера? Все просто. Не всегда есть документы, которые можно разместить в кармашке. Тогда Вы их прикрепляете к папочке с ушками к задней обложке. Это могут быть конверты, листы бОльшего формата и т.д. Важно, что крепить их нужно как снизу, так и сверху, чтобы они не выпадали. Скобками можно закрепить кармашек с чеками, они продаются совершенно разных размеров и очень удобны в использовании.
Вы можете сказать – я не написала ничего нового и все и так у Вас в порядке. Вы можете сказать – мне это неудобно и у меня есть свой способ хранения документов. Но может быть, Вам придется по нраву то, чем я пользуюсь сама и мой пример пригодиться в быту.
Наводим порядок в бумагах: 8 идей
Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах
В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там. Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.
Содержание:
1. Папка
Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.
Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.
2. Корзина
Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.
Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.
3. Держатель для бумаг
Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.
Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.
4. Коробки
Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.
Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?
5. Доска-органайзер
Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.
Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.
6. Мини-комод
Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.
Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.
7. Почтовый ящик
Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!
Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!
8. Карман-конверт
Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.
Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя. после наших идей такое вряд ли случится, правда?
Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!
Методика 5S: наводим порядок в рабочем пространстве
Попробуйте, это просто!
Дисциплина 5S поможет поддержать в чистоте и правильно организовать пространство классного кабинета. Когда учебная среда выстроена по правилам, дети становятся более независимыми, а учителя смогут, наконец, сконцентрироваться на детях, вместо того чтобы тратить драгоценное время уроков на поиски нужных материалов.
Что такое 5S?
5S — проверенный метод организации рабочей среды родом из Японии, который является одной из составляющих бережливого производства. Слова, описывающие пять подходов, которые входят в систему, начинаются с латинской буквы «S»:
Цели 5S — снижение числа несчастных случаев, повышение качества работы, создание комфортного психологического климата и стимулирование желания работать (учиться), а также — стандартизация рабочих мест.
В среде 5S каждый из участников процесса выполняет пять несложных правил. Так налаживается общение между учениками и учителем, минимизируются конфликты, выстраивается культура обращения со школьным имуществом, уважение к труду сверстников и самого педагога.
Рассмотрим каждый из этапов 5S и некоторые примеры каждого из них в начальной школе.
Сэири. Избавляемся от лишнего
Сортировка — это разграничение того, что необходимо, и что, наоборот, не нужно. В контексте бережливого производства при сортировке устраняются все, что никак не помогает учебному процессу. Учитель, будучи в авангарде, сначала проверяет свое рабочее место, чтобы выяснить, что стоит сохранить, отказавшись от всего остального.
Присмотритесь: возможно, в классе есть устаревшие плакаты или наглядные пособия, сломанная мебель или ненужная техника. Мы не говорим про старые, но все еще актуальные предметы, а призываем избавиться от тех, что уже точно не понадобятся ученикам и никак не улучшат ситуацию с оценками.
Сэитон. Наводим порядок
Идеально, если все предметы в рабочем пространстве находятся на своем законном месте. А свое место, подчеркнем, должно быть для всего. Чтобы не запутаться, важно четко разграничить и маркировать ящики в шкафах, полки и даже папки для документов. Все оборудование, детали и инструменты должны храниться рядом с местом, где оно будет использоваться, — вы удивитесь, насколько это удобно!
Теперь, когда все предметы в классной комнате прошли жесткий отбор после первого этапа, можно расположить столы и расставить их по порядку так, чтобы места были выделены для различных типов уроков. Приведение вещей в порядок дает независимость ученикам, создавая ощущение свободного пространства.
Сэисо. Содержим в чистоте
Важно, чтобы рабочее место оставалось организованным и аккуратным. По окончании уроков, в особенности, если ученики учатся в несколько смен, рабочая зона должна быть очищена, а все использованное возвращено на свое место. Это, помимо удобства для всех участников процесса, гарантирует, что каждый предмет находится именно там, где должен. Следует отметить, что поддержание чистоты должно быть частью повседневной работы, а не выполняться время от времени, когда рабочее место становится неопрятным.
В конце учебного дня столы, парты и другие рабочие места в классе обязательно вытираются (и при необходимости дезинфицируются), доски очищаются надлежащим образом, и все пространство возвращается в первозданное состояние, готовое к занятиям на следующий день.
Сэикэцу. Устанавливаем правила
Практика работы должна быть стандартной и последовательной. Это позволяет каждому сосредоточиться на своих личных обязанностях в достижении предыдущих трех S.
На этапе Сэикэцу мы вывешиваем для общего доступа информацию о классе, расписание, напоминания, календарь и предстоящие образовательные события или праздники. Важно использовать разные цвета, чтобы гарантировать, что дети различают тематики, и на визуальном уровне управлять каждым процессом.
Сицукэ. Следуем новым привычкам
Как только первые четыре S установлены, они должны быть закреплены как новый способ взаимодействия с окружающей средой, пусть даже среда эта — всего лишь классная комната. Важно сосредоточиться на этом новом способе, чтобы избежать возврата к старым способам управления пространством. Нет предела совершенству — всегда держите при себе блокнот, в который можно записать новые идеи по улучшению пространства и изменению правил поведения в классе.
Еженедельные проверки и регулярные обновления позволят поддерживать новое, комфортное и опрятное, рабочее место. Кстати, теперь класс станет не только приятным местом для учебы, но и послужит положительным примером для других учителей.
Как организовать хранение личных документов и квитанций: советы от Мари Кондо
Организация хранения вещей – не только модная тенденция, но и необходимость в условиях современного мира. Воспитание детей, работа, приготовление ужина или встреча с друзьями в кофейне – все это требует значительного количества времени. На организацию бытовых вопросов его уже часто не хватает.
Не менее важным является и вопрос хранения бумаг и документов. Сколько времени займет поиск прошлогодней квитанции за свет?
Навести порядок и избавиться от лишних документов просто. Достаточно воспользоваться рекомендациями от Мари Кондо, известного автора методики организации пространства.
Категории документов
Эксперт по домашней уборке и популярный автор книг рекомендует выделить три категории документов:
К первой группе относятся та информация, которая необходима на протяжении всей жизни. Вторая – всевозможные документы, актуальные до определенной даты. Третья группа – все, что подлежит уничтожению.
Хранить документы Мари Кондо рекомендует в вертикальных лотках, что существенно экономит пространство.
Система этого известного автора идеальна, но для применения в условиях российских реалий требует внесения некоторых изменений, учитывающих актуальное законодательство и традиции документооборота.
Сократить время на поиски документов позволит введение дополнительных подкатегорий для второй группы:
В большинстве случаев достаточно этих четырех подкатегорий.
Если в стопке оказалось 5-20 страниц, разбивать на дополнительные группы не следует. Поиск нужного документа займет считанные минуты. Если в пачке более 30 листов, изучите содержание каждого и определите, что можно сохранить в электронном виде, а что можно выделить в дополнительную подкатегорию, например, переписку с определенной компанией, договор и остальную документацию при оформлении страховой выплаты.
Хранить вечно
К этой категории относятся все документы, которые выдаются на протяжении жизни один раз:
В случае утери их восстановление требует времени и значительных усилий.
Обзаведитесь сейфом
Хранение «вечных» документов требует соблюдения определенных правил безопасности. Специализированные шкафы в домашних условиях занимают много места. Рассмотрите возможность покупки огнестойкого сейфа или аренды банковской ячейки.
Отсканируйте их и сохраните резервные копии в «облачных хранилищах». Так вы сможете получить доступ удаленно и в любой экстренной ситуации. Не забывайте о мерах безопасности: используйте надежные пароли, которые не смогут подобрать другие люди.
Хранить 3 года
В соответствии с действующим российским законодательством, для многих случаев установлен срок исковой давности 3 года. Поэтому некоторые документы следует хранить именно на протяжении этого периода.
Например, был заключен кредитный договор. Последняя выплата была произведена в декабре 2018 года. В таких случаях рекомендуется обратиться в банк за выпиской и справкой о полном погашении долга. Все документы: договор, квитанции, выписка и справка, должны храниться до января 2022 года. В случае возникновения претензий со стороны банка или третьих лиц вы сможете подтвердить факт погашения и отсутствия долга.
Аналогично ситуация выглядит и с налоговыми документами. Срок исковой давности также составляет 3 года. Именно в течение этого периода следует хранить квитанции об оплате, налоговые декларации и документы, подтверждающие право на получение вычетов или льгот.
Сюда же следует отнести:
Если договоры купли-продажи недвижимости или транспорта не использовались для заполнения налоговой декларации, их следует хранить как можно ближе к «вечным» на протяжении всего периода владения собственностью.
Важно: все чеки следует периодически сканировать и переводить в цифровой вид или делать ксерокопии. Дело в том, что через небольшой промежуток времени чернила обычно выцветают, а это грозит потерей подтверждающей информации об очередном платеже, например, по кредиту.
Документы с фиксированной датой
В эту категорию следует отнести договоры и документы, подразумевающие наличие гарантийных сроков: на установку пластиковых окон, дверей, пожарной сигнализации, услуги ремонта помещения, покупку бытовой техники.
Разложите их по файлам, упорядочивая по типу и дате окончания. При возможности отсканируйте их и храните в электронном виде.
Хранить 1 год
Эта категория в основном состоит из ежемесячных отчетов и счетов. Хорошее правило – организовать их хранение на протяжении года, а в следующем году каждые 6 месяцев избавляться от части прошлогодних бумаг.
Хранить 30-45 дней
К этой группе относятся:
Чеки из банкоматов и выписки с карт можно выбросить сразу после проверки информации. Чеки, подтверждающие оплату коммунальных услуг, следует отнести к предыдущей категории. Хранить их лучше, упорядочивая по датам.
Важно: все буклеты, проспекты, вырезки из газет, которые действительно нужны, лучше отсканировать и хранить в электронном виде. В этом случае объем бумаг существенно сократится. Инструкции на бытовую технику и электронику можно скачать через интернет, а напечатанные – выбросить.
Организация хранения
Все документы, кроме «вечных», можно хранить в файлах или папках, разбитых по категориям, подкатегориям и упорядоченных по срокам.
Можно заказать письменный стол, где один ящик будет предназначен для хранения документов.
Используйте возможности визуализации: определите соответствие цвета и темы.
Такой способ требует небольших вложений на покупку стикеров, файлов или папок-конвертов определенных цветов, но это позволит сократить время на поиски и упорядочить документы.
Инвентаризация
Проверять документы на актуальность можно раз в год или полгода. Такой подход поможет поддерживать порядок и актуальность документов.
Не забывайте о возможности хранить все документы в электронном виде. Современные технологии и требования безопасности гарантируют сохранность и конфиденциальность информации при отсутствии огромных стопок бумаг.